Alguma empresa da qual você é cliente pediu recentemente a atualização do seu endereço? Em tempos de tantos golpes, especialmente no ambiente digital, a reação mais comum é desconfiar. Mas, desta vez, o motivo do pedido pode ser outro: a reforma tributária.

Com o início da transição para o novo modelo tributário, previsto para 2026, companhias que não revisarem e atualizarem suas informações fiscais poderão enfrentar cobranças indevidas, autuações e limitações no uso de créditos.

Para evitar esses problemas, muitas empresas já estão fazendo ajustes operacionais, como o recadastramento de clientes, fornecedores e produtos.

Segundo Wendell R. dos Santos, tributarista do L.O. Baptista Advogados, a revisão dessas informações é um dos pontos mais sensíveis do processo de adaptação.

“A lógica de incidência dos tributos sobre o consumo será alterada, e o domicílio fiscal do comprador [do produto ou serviço] passará a ser decisivo para definir a alíquota aplicável e para garantir a correta distribuição da receita entre estados e municípios.”

Atualmente, os impostos são cobrados no local de origem do produto ou serviço. Com a reforma, a tributação passará a ocorrer no destino — onde o bem ou serviço é consumido.

Com o modelo dual de Imposto sobre Valor Agregado (IVA), a reforma tributária propõe mudanças na forma como a arrecadação é distribuída como forma de reduzir distorções entre os estados. Para isso, ICMS, ISS, PIS e Cofins serão substituídos por dois novos tributos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), gerido por estados e municípios, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal.

Dados desatualizados e riscos fiscais

Os especialistas destacam que, a partir do ano que vem, informações detalhadas sobre a localização dos clientes — como endereço completo e código do município — deverão constar nos documentos fiscais eletrônicos, com validade jurídica.

“Ou seja, esse cadastro dos clientes deixa de ser apenas uma ferramenta comercial e se torna um elemento indispensável para a conformidade fiscal da empresa no novo sistema”, explica Rayan Felipe Sartori, advogado tributarista do escritório Gaia Silva Gaede.

• Embora empresas possam solicitar a atualização do endereço de clientes em razão da reforma tributária, outros dados cadastrais não são exigidos, como número de documentos de identificação (RG, CPF ou passaporte), data de nascimento ou informações sensíveis.

Além disso, o tributarista destaca que a atualização cadastral não se limita à base de clientes: a revisão deve abranger toda a estrutura de dados fiscais da empresa, incluindo dados de fornecedores, produtos, serviços e estabelecimentos.

•  No caso dos fornecedores, será necessário verificar o regime tributário — como Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou regimes especiais — para assegurar o correto aproveitamento de créditos e evitar erros nas notas fiscais.
• Já para produtos e serviços, será preciso atualizar a classificação fiscal — Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS) — e vinculá-la aos novos códigos tributários. Essa atualização definirá a alíquota aplicável e indicará se haverá incidência do Imposto Seletivo, destinado a itens com impacto sobre a saúde ou o meio ambiente.
• Quanto aos estabelecimentos, cada unidade — matriz, filiais ou centros de distribuição — deverá estar corretamente identificada. Informações como o Código de Município (IBGE) e o novo CNPJ alfanumérico, também previsto para entrar em vigor a partir do próximo ano, precisam estar atualizados.

Diante das mudanças, Morvan Meirelles Costa Junior, tributarista e sócio do escritório Meirelles Costa, destaca que a revisão cadastral deixou de ser uma tarefa apenas operacional e passou a ser uma parte estratégica da conformidade tributária.

“A integração entre as áreas de compras, fiscal e TI [tecnologia da informação] é fundamental — as informações precisam ser consistentes desde a cotação até a emissão da nota fiscal.”

Segundo Junior, falhas ou inconsistências nos cadastros — mesmo que causadas por dados desatualizados — podem gerar impactos tributários. Entre os principais riscos estão:

• Aplicação incorreta de alíquotas: erros no código do município, dado essencial para a tributação, podem levar à cobrança equivocada do IBS.
• Autuações e penalidades: informações incompletas ou imprecisas podem resultar em notificações fiscais e sanções por descumprimento das normas.
• Comprometimento do crédito tributário: inconsistências cadastrais podem comprometer o uso dos créditos de IBS e CBS ao longo da cadeia, afetando o princípio da não cumulatividade e elevando o custo tributário das operações.