Nova regra muda emissão de nota fiscal para empresas optantes do Simples Nacional

Microempresas e empresas de pequeno porte optantes do Simples Nacional passaram a ter apenas um sistema para emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Desde 1º de novembro de 2026, o documento deve ser gerado exclusivamente pelo emissor nacional, plataforma pública e gratuita mantida pelo governo federal que, nesse procedimento, substitui os portais das prefeituras.

O empreendedor pode acessar a plataforma pelo site ou pelo aplicativo para celular. Quem já utiliza um programa de gestão para controlar vendas e cobranças também pode integrá-lo ao sistema nacional por meio de uma tecnologia chamada Interface de Programação de Aplicações (API), que permite a troca automática de informações entre as plataformas, sem a necessidade de acessar o portal do governo para emitir cada documento

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A regra vale para microempresas e empresas de pequeno porte optantes do Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à emissão de NFS-e. A mudança se aplica em municípios que têm um canal próprio para a emissão do documento, independentemente de a empresa estar cadastrada ou não na prefeitura. Para quem já atuava em cidades que adotavam o modelo federal, o procedimento permanece inalterado.

Data do serviço define onde emitir

O detalhe que exige mais atenção do empresário é a data de competência, ou seja, o período em que o serviço foi efetivamente prestado. É essa informação que vai definir em qual sistema a NFS-e precisa ser feita.

Todo trabalho realizado a partir de 1º de novembro deve ser faturado no ambiente nacional. Nesses casos, o sistema da prefeitura vai recusar a operação porque os municípios com emissor próprio foram orientados a bloquear notas de microempresas e empresas de pequeno porte cuja competência seja igual ou posterior a essa data.

Já os serviços prestados até 31 de outubro continuam ligados ao sistema municipal. Um prestador que concluiu um trabalho em 30 de outubro e só foi faturar nesta semana, por exemplo, deve recorrer ao portal da prefeitura.

Esse cuidado é indispensável porque o plataforma federal barra documentos com datas retroativas destinados a municípios que tinham emissão em sistema próprio. Isso significa que quem tentar emitir uma nota fiscal de um serviço realizado em outubro pela plataforma nacional vai esbarrar nesse bloqueio.

Prefeituras precisam ajustar sistemas

Do lado dos municípios, a mudança é a trava que impede a geração de notas do Simples para serviços prestados de novembro. Os trabalhos realizados antes disso, no entanto, continuam sendo faturados pelo sistema local, que segue enviando normalmente as informações ao Ambiente de Dados Nacional (ADN), base que reúne todos esses registros.

Se a administração local não fizer o bloqueio e tentar encaminhar ao ADN uma nota fiscal referente a atividades prestadas de novembro para frente, o arquivo será rejeitado automaticamente.

As prefeituras com sistema próprio passam apenas a receber as notas geradas no ambiente nacional a partir deste mês.